Cauta in
 
 

Riscurile la care se expun firmele care neglijeaza arhivarea

Orice firma sau institutie care emite si primeste documente e obligata sa aiba o arhiva. Termenul de pastrare a documentelor variaza, in functie de tipul actului, dar oricum vorbim despre o perioada obligatorie de pastrare de ani de zile. De aceea, arhiva este esentiala in orice domeniu de activitate.

Motivele pentru care nu trebuie sa neglijati arhivarea sunt multiple. O arhiva organizata si administrata in mod profesionist este unul dintre factorii succesului si eficientei unei firme. Mai ales ca, pe masura ce va dezvoltati, apar si mai multe documente care trebuie pastrate o perioada.

Iata cateva dintre elementele de care trebuie sa tineti cont si riscurile la care va expuneti daca nu aveti arhiva in ordine.

1. Legislatia in vigoare trebuie respectata, altfel veti fi amendat

Orice societate care emite sau primeste documente este obligata, potrivit Legii 16/1996 – modificata si ulterior completata – sa fondeze arhiva. Nu e suficienta depozitarea actelor, pe perioada stabilita de lege, ci trebuie intocmit Nomenclatorul Arhivistic. In concordanta cu normele in vigoare, arhiva poate fi tinuta la sediul propriu sau poate fi externalizata; adica incredintata unei firme specializate, care dispune de expertiza necesara administrarii si pastrarii ei in conditii corespunzatoare, conform informatiilor furnizate de https://arhivatorul.ro/.

Legea 16/1996 Obligatiile creatorilor si detinatorilor de documente

Conform articolului 7, Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor intrate, a celor intocmite pentru uz intern, precum si a celor iesite, potrivit legii.

Firma sau institutia care nu are arhiva organizata conform legii este pasibila de sanctiuni financiare. Cuantumul acestor amenzi variaza in functie de gravitatea neregulilor.

Legea e valabila atat in cazul arhivelor pe suport de hartie, cat si in cazul arhivelor in format electronic. Termenul de pastrare a documentelor poate fi intre 5 si 50 de ani. Unele acte, de exemplu, documente de achizitie si inventariere, deconturi, dispozitii de livrare, chitante, inclusiv in valuta etc, trebuie pastrate timp de 5 ani. Registrele de contabilitate au un termen de pastrare de 10 ani, iar statele de salarii au cel mai mare termen limita de arhivare: 50 de ani.

2. In cazul controalelor, daca nu aveti o arhiva bine organizata, apar complicatii

Periodic, firmele sunt verificate de autoritati pentru a stabili daca informatiile financiare corespund realitatii. Vi se pot cere documente cum ar fi:

  • chitante de cheltuieli;
  • procese verbale ale sedintelor;
  • state de plata;
  • contracte;
  • dovezi privind cheltuielile cash.

Daca nu aveti aceste documente, pentru ca nu au fost arhivate, sau daca nu le gasiti rapid, pentru ca arhivarea s-a facut haotic, riscati prelungirea controalelor, alte cheltuieli pentru a dovedi acuratetea declaratiilor pe care le faceti si, in ultima instanta, amenzi consistente.

3. Probleme juridice, procese pierdute

Daca va da cineva in judecata – un angajat, un client sau un partener de afaceri – veti avea nevoie sa prezentati anumite documente, in apararea voastra. Daca stiti exact de unde sa luati aceste documente arhivate, veti putea raspunde cu promptitudine si astfel reduceti perioada de batai de cap in instanta. Daca nu aveti arhiva, veti fi in situatia de a pierde procesul.


A&A Vesa, 2020-01-22

Cont firma

Avantajele inscrierii:
- creati site-ul firmei usor si rapid
- adresa web de forma: username.proindustrie.ro
- puteti publica servicii/produse
- puteti publica locuri de munca
- puteti adauga prezentare video

Inscrie firma gratuit
 

Cont utilizator

Avantajele inscrierii:
- puteti adauga 3 CV-uri
- puteti aplica la joburi

Inscrie utilizator
 

Pro Member

Avantajele PRO Member:
- puteti alege designul siteului
- prioritate la listare/cautare
- produse afisate pe prima pagina
- PRO transfer al serviciilor/produselor

Comanda acum Mai multe informatii